ChatGPT im Unternehmen: Regeln und Grenzen für Schweizer KMU

Sobald ein KMU Personendaten eingibt, fällt die Nutzung von ChatGPT im Unternehmen in der Schweiz unter das Datenschutzgesetz (nDSG). Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hat am 24. September 2025 daran erinnert: Dieses Recht gilt direkt für Datenbearbeitungen, die auf künstliche Intelligenz (KI) zurückgreifen. Für ein KMU liegt das Risiko also weniger im Werkzeug von OpenAI als in den Informationen, die Mitarbeitende hineinkopieren, und in den Entscheidungen, die man ihm überlässt.

Diese Seite behandelt ein einziges Werkzeug und die Regeln für seine Nutzung. Den Überblick über Einsatzmöglichkeiten, Kosten und erste Projekte bietet unser Leitfaden KI für KMU im Dossier KI im Unternehmen.

Die wichtigsten Zahlen

• 24. September 2025: Der EDÖB erinnert daran, dass das Schweizer Datenschutzrecht direkt auf KI anwendbar ist.
• 16. Oktober 2026: Das Bundesamt für Cybersicherheit (BACS) warnt davor, vertrauliche Informationen unbedacht in eine KI einzugeben.
• Weniger als eines von fünf Unternehmen lässt alle Inhalte generativer KI von einer Person prüfen, laut dem swissVR Monitor.
• 455 Meldungen von Datensicherheitsverletzungen gingen 2026 bis zum 25. Oktober beim EDÖB ein, gegenüber 343 im ganzen Jahr 2025.
• Mehr als achtmal so viele wöchentliche Nutzerinnen und Nutzer von Codex und ChatGPT Work in europäischen KMU in weniger als sechs Monaten, laut OpenAI.
• 76 Prozent der Befragten des DigitalBarometer 2026 stellen den Datenschutz über die Bequemlichkeit.

Wofür dient ChatGPT in einem KMU?

ChatGPT dient zunächst als Assistent. Man lässt es einen Text schreiben, Informationen zusammenfassen oder eine Analyse vorbereiten, hält das Fachportal Inside IT am 26. Oktober 2026 fest. In einem KMU betrifft das zum Beispiel eine Offerte oder einen Bericht, der zu verfassen ist.

Das Werkzeug verändert jedoch seinen Charakter. OpenAI, das Unternehmen hinter ChatGPT, hat ChatGPT Work, ein agentisches Werkzeug, in seine «Superapp» integriert. Ein Agent beschränkt sich nicht mehr aufs Antworten: Er analysiert eine Situation, sucht die nötigen Informationen und führt dann eine Reihe von Aktionen aus.

Laut einem von TechRadar Pro zitierten Bericht von OpenAI soll sich die Zahl der wöchentlich aktiven Nutzerinnen und Nutzer von Codex und ChatGPT Work in europäischen KMU in weniger als sechs Monaten mehr als verachtfacht haben. Diese Zahl stammt vom Anbieter und betrifft nur seine eigenen Produkte. Über die Schweiz sagt sie nichts aus, wie wir zum Bericht von OpenAI über europäische KMU festgehalten haben.

Unsere Analyse: Die Unterscheidung zählt für die internen Regeln. Ein Assistent erstellt einen Text, den die mitarbeitende Person gegenliest. Ein Agent handelt, und sein Fehler kann dann das Unternehmen verpflichten.

Welche Version von ChatGPT wählen, und was geschieht mit den Daten?

Die für diese Seite konsultierten Quellen schlüsseln die Bedingungen der einzelnen ChatGPT-Angebote nicht auf. Der Bericht von OpenAI erwähnt Kunden mit «Enterprise» und «Business», ohne zu beschreiben, was mit deren Daten geschieht. Wir vergleichen hier deshalb die kostenlosen und die kostenpflichtigen Versionen nicht.

Die Methode für die Wahl ist hingegen bekannt. Laut Alexandre Buga im Magazin PME vom 23. Oktober 2026 muss ein KMU das Schweizer Datenschutzrecht bereits bei der Wahl des Werkzeugs einhalten. Bevor es Daten von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitenden weitergibt, muss es wissen:

• wo diese Daten bearbeitet werden;
• zu welchen Zwecken sie weiterverwendet werden dürfen;
• wer darauf zugreifen kann.

Er empfiehlt geeignete professionelle Werkzeuge, ergänzt durch einfache Regeln zu den zulässigen Daten.

Mit Agenten wird der Ort der Bearbeitung unschärfer. Laut Cyril Louis, Geschäftsführer von Mavericx, einer IT-Beratungsfirma mit Sitz in Genf und Zürich, können diese Systeme von mehreren Sprachmodellen und externen Diensten abhängen. Nicht alle werden in der Schweiz betrieben. Schweizer Anbieter gehen auf diese Nachfrage ein: Elca bietet eine souveräne KI-Plattform an, bei der Daten und Modelle unter der Kontrolle der Kundschaft bleiben.

Was sagt das nDSG, wenn man ChatGPT bei der Arbeit nutzt?

Die konsultierten Quellen erwähnen keine eigene Schweizer Regel für ChatGPT. Massgebend ist das Datenschutzgesetz. Der EDÖB, eine unabhängige Behörde, wacht laut der Darstellung auf seiner Website darüber, dass Bundesorgane und private Unternehmen keine Personendaten widerrechtlich bearbeiten.

Seine Notiz «KI und Datenschutz» vom 24. September 2025 geht von einer Feststellung aus: KI hält immer stärker Einzug in den Alltag der Bevölkerung. Der Beauftragte folgert daraus, dass das Schweizer Datenschutzrecht direkt auf Bearbeitungen anwendbar ist, die auf sie zurückgreifen.

Eine eigene KI-Regulierung ist noch in Vorbereitung. Laut dem KMU-Portal des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO) hat die Schweiz die KI-Rahmenkonvention des Europarats unterzeichnet und muss ihr Recht anpassen. Ein Vorentwurf soll bis Anfang 2027 ausgearbeitet werden. Seine Auswirkungen auf KMU sind noch nicht bekannt.

Für konkrete Fragen betreibt der EDÖB von Montag bis Freitag, von 10 bis 11:30 Uhr, eine Hotline unter 058 462 43 95.

Welche Daten gehören nicht in ChatGPT?

Vertrauliche Informationen stehen an erster Stelle. Am 16. Oktober 2026 hat das BACS daran erinnert, dass die unbedachte Eingabe persönlicher, vertraulicher oder geschäftlicher Informationen in eine KI zu einer übermässigen Weitergabe von Daten führen kann.

Der EDÖB nennt zwei allgemeine Regeln, die auch für ein KI-Werkzeug gelten: nur die unbedingt nötigen Daten weitergeben und vorzugsweise mit anonymisierten Testdaten arbeiten.

Welche Entscheidungen soll man ChatGPT nicht überlassen?

Entscheidungen, die das Unternehmen oder eine Person verpflichten, bleiben beim Menschen. Alexander Finger, Chief Technology Officer von SAP Schweiz, nennt im Magazin PME einen Chatbot, der Rabatte auf Autos gewährt hatte, die danach zu reduzierten Preisen verkauft wurden. Laut ihm darf KI auch nicht dazu dienen, Mitarbeitende zu beurteilen.

Im Finanzbereich gilt dieselbe Logik. In der Analyse zum Finanzchef aus Sicht von Deloitte bleibt die endgültige Freigabe einer Zahlung den üblichen Kontrollen unterworfen. Das Werkzeug bereitet vor, die Geschäftsleitung entscheidet.

Der menschliche Fehler bleibt die grösste Schwachstelle. Adrian Lobsiger, Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter, hat 2026 bis zum 25. Oktober 455 Meldungen von Datensicherheitsverletzungen erhalten. Laut ihm liegt die Schwachstelle selten in der Technik: In der grossen Mehrheit der Fälle handelt es sich um einen menschlichen Fehler. Die Bedrohung durch KI hält er für «real», ohne sie an die erste Stelle der Ursachen zu setzen.

Wie regelt man die Nutzung von ChatGPT durch Mitarbeitende?

Eine schriftliche Weisung ist ein Anfang, keine Garantie. Laut dem von Alexandre Buga zitierten swissVR Monitor geben zahlreiche Unternehmen an, über einen Governance-Rahmen für generative KI zu verfügen. Doch weniger als eines von fünf lässt alle Inhalte von einer Person prüfen.

Interne Richtlinien wirken auf die Praxis, nicht auf das Gesetz. Viele Organisationen führen solche ein, doch diese Texte legen keine allgemeinen Pflichten fest: Diese sind Sache des Gesetzgebers.

Unsere Analyse: Kombiniert man die Empfehlungen des EDÖB, des BACS und von Alexandre Buga, kann eine Nutzungsregel für ChatGPT im Unternehmen sechs Punkte abdecken.

• Das zugelassene Werkzeug, gewählt unter professionellen Angeboten, bei denen man weiss, wo sie die Daten bearbeiten.
• Die ausgeschlossenen Informationen: persönliche, vertrauliche oder geschäftliche Daten, die unbedacht eingegeben werden.
• Der Grundsatz des unbedingt Nötigen und, wenn möglich, anonymisierte Daten.
• Die Prüfung durch einen Menschen bei Inhalten, die versendet oder veröffentlicht werden.
• Die Entscheidungen, die einer Person vorbehalten sind: Preise, Rabatte, Zahlungen, Beurteilung der Mitarbeitenden.
• Eine verantwortliche Person sowie eine Evaluation des Werkzeugs nach einer festgelegten Dauer, bevor man es anpasst oder einstellt.

Schulung ergänzt diese Regeln. Das BACS zählt die Sensibilisierung des Personals zu seinen organisatorischen Grundmassnahmen. Auch der praktische KI-Leitfaden, den digitalswitzerland und Implement Consulting am 10. März 2026 angekündigt haben und der sich an KMU-Führungskräfte richtet, zählt die KI-Governance zu seinen vier «Erfolgsfaktoren».

Welche Grenzen sollte man im Auge behalten?

Der finanzielle Gewinn stellt sich nicht automatisch ein. Laut Alexandre Buga bedeuten Investitionen in KI nicht zwingend Einsparungen, und die Rendite kommt nicht sofort.

Schliesslich zählt das Vertrauen der Kundschaft. Laut dem DigitalBarometer 2026 stellen 76 Prozent der Befragten den Datenschutz über die Bequemlichkeit.

Was man noch nicht weiss

• Die Bedingungen der Datenbearbeitung der einzelnen ChatGPT-Angebote: Die konsultierten Quellen schlüsseln sie nicht auf.
• Der Anteil der Schweizer KMU, die ChatGPT nutzen, und derjenige, der schriftliche Regeln für die Nutzung festgelegt hat.
• Der Inhalt des bis Anfang 2027 erwarteten Vorentwurfs und seine allfälligen Pflichten für Unternehmen.
• Die Einzelheiten der Notiz des EDÖB «KI und Datenschutz» über ihre Zusammenfassung hinaus.

Quellen

• Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter: Startseite des EDÖB, mit der Notiz «KI und Datenschutz» vom 24. September 2025
• Magazin PME: Analyse von Alexandre Buga vom 23. Oktober 2026 und Artikel «Autonomes Unternehmen: Wie weit soll KI entscheiden?»
• Inside IT, 26. Oktober 2026: «Bei Enterprise-KI entscheidet nicht Modell, sondern Kontext»
• Bundesamt für Cybersicherheit (BACS): Warnung vom 16. Oktober 2026 und Grundschutz für Unternehmen
• TechRadar Pro: Bericht von OpenAI über agentische KI in Europa
• KMU-Portal des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO)
• SWI swissinfo.ch (Keystone-SDA), 25. Oktober 2026: «Data security breaches rise in 2026»
• digitalswitzerland: DigitalBarometer 2026